Le règlement général sur la protection des données (RGPD)qui est entrée en vigueur en Mai 2018 s’applique aux collectivités territoriales comme Vanves qui doivent être en capacité de répondre aux demandes de leur administré sur l’utilisation de leurs données à caractère personnel, et le cas échéant, de donner suite à leur droit à l’oubli, avec en corollaire, la problématique de la durée de conservation de leurs données. Avec un gendarme : La CNIL (Commission nationale Informatique et Libertés).
D’autant plus que l’administration en général et les collectivités en particulier ont de plus en plus recours à la dématérialisation de leurs services. Dans ce cadre, elles sont amenées à collecter de nombreuses données personnelles, pour la gestion interne de leurs services ou celles des missions dont elles ont la charge (par exemple : fichiers de personnels ou d’administrés, listes électorales, fichiers d’action sociales ou des associations, télé-services, contrôle d’accés par badge… etc.). En outre, dans certains cas, ces données ont un caractère dit sensible (origine ethnique, opinions politiques, données de santé…), ce qui implique des obligations et une vigilance accrue de la part des responsables de traitement. D’une manière générale, le RGPD renforce les obligations en matière de transparence des traitements et de respect des droits des personnes.
Le Conseil municipal a décidé le 6 Février dernier d’appliquer ces dispositions en ayant défini les principes et les modalités de conservation des données à caractére personnel : Les données à caractère personnel sont conservées sur une durée suffisante pour assurer la sécurité juridique des actes administratifs pris par la commune et le CCAS dans le cadre de l’exercicede leurs missions de service public. Elle a été calculée sur les durées moyennes constatées d’un recours contentieux avec jugement en dernier ressort du Conseil d’Etat : 2 mois pour un recours administratif préalable obligatoire, 12 mois pour un jugement en première instance, 24 mois pour un appel de la décision, et pour une cassation, soit une durée de 5 ans à compter de la date d’entrée en vigueur d’un acte administratif (facture, contrat…). Ainsi, par exemple, le service de la petite enfance doit pouvoir justifier la prise en compte d’une assiette pour le calcul des dépenses et recettes auprésde la CAF pendant 3 ans.